FAQ Fatturazione Elettronica
Compilazione campi dell’anagrafica
1 - Come si compilano questi campi?
– Ragione sociale: non più di 80 caratteri
– Indirizzo: non più di 60 caratteri
– Codice fiscale: lettere maiuscole
– Cap: 5 numeri
2 - Una fattura è stata scartata per segnalazione errore nel codice iban, come mai?
Il campo IBAN va compilato senza spazi.
3 - Se il cliente è persona fisica?
Il Regime va settato a Persona fisica; sono obbligatori Nome e Cognome e Codice Fiscale (questo da inserire con lettere maiuscole).
4 - Se il cliente è persona giuridica con solo codice fiscale numerico?
– il campo Codice Fiscale va popolato con il numero;
– il campo P.IVA va lasciato vuoto.
5 - Se il cliente è estero?
Il cliente estero è sempre Persona giuridica.
– Indirizzo, Città e Nazione sono obbligatori
– il campo Provincia non è obbligatorio
– il campo Cap è obbligatorio e deve essere di 5 numeri (se quindi il cap reale è di 3 o 4 cifre va integrato con numeri fittizi). In assenza del dato vero si possono mettere 5 zeri (00000).
– il Codice ID estero è obbligatorio e va popolato con la partita iva estera del cliente. Se il cliente non è in possesso di partita iva si può mettere un codice fittizio (es. 000000000 oppure ND).
– il Codice Fiscale va lasciato vuoto
– il Codice Destinatario va lasciato vuoto, infatti se la Nazione è diversa da “Italia” ci penserà il Chronos a popolarlo con XXXXXXX
6 - Se il cliente ha sede a San Marino?
Dal 1 luglio 2022 è d’obbligo l’utilizzo del Sistema di Interscambio per la trasmissione e la ricezione delle fatture elettroniche tra gli operatori di Italia e San Marino.
Tutte le aziende con sede a San Marino hanno lo stesso codice univoco: 2R4GTO8.
Nell’anagrafica cliente va quindi compilato sia il Codice ID estero (uguale alla partita iva, entrambi senza il prefisso SM) sia il campo Codice SDI che va popolato appunto con 2R4GTO8.
7 - Se il cliente ha un codice univoco di 6 caratteri e non di 7?
Si tratta di un cliente della Pubblica Amministrazione e quindi occorre attivare il modulo di Chronos per la fatturazione elettronica alla PA.
8 - Se il cliente ci ha fornito solo la pec e non il codice destinatario?
Se il cliente vuole effettivamente ricevere le sue fatture passive nella sua pec, nell’anagrafica del cliente in oggetto occorre:
– nelle versioni datate di Chronos compilare il campo “Pec” ed impostare il campo “PEC invio SDI” su SI
– in Chronos Enterprise compilare il campo “Pec” e lasciare vuoto il campo “Codice SDI”
Generazione fattura / xml e invio allo SDI
1 - Quali sono i caratteri speciali non accettati dallo SDI?
I caratteri sicuramente non accettati dallo sdi sono:
– simbolo dell’euro ( € )
– pallino ( • )
– apice “obliquo” ( ′ )
– doppio apice “obliquo” ( ″ )
– lettere maiuscole accentate ( es. Ò, È, À, … )
– trattino medio lungo ( — )
– gruppo “unico” dei puntini di sospensione ( … )
Consigliamo di evitare i copia-incolla di testi da altri applicativi quali Word, Excel, etc.
E’ possibile controllare l’eventuale presenza di caratteri strani con l’ausilio di editor come Notepad++ (windows) o CotEditor (mac), convertendo il testo in ANSI (ASCII).
2 - Come faccio a fare le note di credito?
Il procedimento per la creazione di una nota di credito è esattamente identico a quello della fattura. E’ necessario però scegliere “NOTA DI CREDITO” nel menù a tendina della Tipologia ed inserire nelle righe gli importi con il segno meno – davanti, senza digitare lo spazio tra il segno e la prima cifra dell’importo.
3 - Come emetto nota di credito da forecast?
Occorre inserire una nuova riga in negativo (importo con – davanti) nella pianificazione del preventivo.
Nel caso in cui si renda necessaria una nuova fatturazione occorrerà inserire anche una seconda riga per l’importo della nuova fattura.
4 - Come faccio a fare una fattura alla PA?
La fatturazione alla PA ha un’altra logica rispetto alla fatturazione “classica” e deve avere un altro progressivo. Inoltre può essere soggetta allo split payment e avere la necessità di inserire i codici CIG e CUP. In Chronos esiste un modulo dedicato.
La fattura PA non va inviata al portale B2B di BlueNext; occorre inviarla allo SDI tramite altra piattaforma o software.
5 - Non riesco a fare la stampa del pdf di una fattura ad un cliente senza partita iva...
Per creare il pdf va inserito uno spazio nel campo P.iva SOLO in anteprima di stampa pdf (cover stampa fattura); nella testata della fattura non deve esserci niente nel campo P.iva.
6 - In anteprima generazione xml c‘è l’errore: ‘Nessuna Natura Iva impostata per l’aliquota con valore = 0’
Bisogna andare nella tabella delle tipologia iva del Chronos e impostare la NATURA corretta in corrispondenza della tipologia iva inserita nella fattura in questione. La natura va selezionata dall’apposita tendina in cui l’ordinamento delle voci coincide con le sigle da N1 a N7 delle nature iva previste dall’Agenzia dell’Entrate.
ATTENZIONE: la Natura Iva va inserita solo in tipologie che hanno l’aliquota con valore = 0.
7 - Posso modificare una fattura se non ho ancora inviato l’xml?
Finché non sono state registrate le scadenze (attraverso la stampa del pdf o il pulsante “Registra scadenze”) e prima di inviare l’XML è possibile modificare sia i dati in testata sia le righe della fattura, sia i centri di ricavo; se invece le scadenze sono state registrate, per effettuare le modifiche occorre cancellarle: cliccare sul tasto “Scadenze”, cancellare tutti i pagamenti se presenti e cliccare sul tasto “Cancella tutte le scadenze”.
8 - Se entro in BlueNext trovo fatture elettroniche passive con importo 0, come mai?
Il campo “Importo documento” non è obbligatorio e quindi può capitare che alcuni fornitori non lo compilino. Se in fattura il campo non esiste, Bluenext metterà come importo 0.
L’importo da pagare può essere ricavato dalla somma delle righe di fattura (imponibili + importi IVA, visibili nell’anteprima XML). Nell’importazione in Chronos sarà il sistema a compilare il totale documento.
9 - Cosa devo fare per fatturare ad un cliente con Split payment (scissione dei pagamenti)?
Occorre impostare a SI la voce Spilt payment (se presente) nella testata della fattura e mettere l’iva standard al 22% nelle righe. Se la voce non è presente contattare l’Assistenza tecnica.
10 - Come inserisco la marca da bollo in fattura?
Per inserire il bollo virtuale già assolto impostare su SI il campo “Bollo virtuale” (se presente) nella testata della fattura ed inserire l’importo. Se il campo non è presente contattare l’Assistenza tecnica.
11 - Un cliente richiede la compilazione del campo ‘causale’ 2.1.1.11, cos’è?
Il campo causale (2.1.1.11) corrisponde al campo “oggetto” della fattura e non può essere più lungo di 200 caratteri.
12 - Le modalità di pagamento di Chronos non corrispondono a quelle dell’Agenzia delle Entrate, come posso allinearle quando creo una fattura?
Chronos prevede 3 macro categorie di pagamenti (da non confondere con le descrizioni dei pagamenti) e cioè “Rimessa diretta”, “Bonifico” e “Riba”.
L’Agenzia delle Entrate fa molte più distinzioni in dettaglio che non possono esser collegate alle 3 tipologie del Chronos; tuttavia in sede di anteprima generazione XML nella sezione in basso “Dettaglio pagamento” (c’è un blocco per ogni rata) c’è la possibilità di selezionare dalla tendina “Modalità di pagamento” tutte le opzioni che mette a disposizione l’Agenzia delle Entrate.
13 - E’ possibile inserire nel file xml solo la quantità e il totale per riga omettendo il prezzo unitario?
No, non è possibile. Il prezzo unitario è un campo obbligatorio.
14 - Dove devo inserire le spese di incasso?
Le spese di incasso vanno inserite come una riga di fattura con l’iva giusta. Questo perchè il file XML non prevede un campo apposito.
15 - Cosa devo fare in merito alle nuove specifiche tecniche previste dall’Agenzia delle Entrate per la generazione del tracciato xml a partire da gennaio 2021?
Occorre inoltrare a Dagomedia via ticket la richiesta di aggiornamento del sistema, alla quale seguiranno accordi per l’intervento.
Una volta che il sistema sarà aggiornato, sarà necessario apportare una modifica ai codici iva (già presenti in Chronos nella tabella delle tipologia iva) che hanno natura N2 – N3 e N6; bisognerà infatti sostituire in tali codici:
– la natura N2 con N2.1 oppure N2.2
– la natura N3 con N3.1, N3.2, N3.3, N3.4, N3.5 o N3.6
– la natura N6 con N6.1, N6.2, N6.3, N6.4, N6.5, N6.6, N6.7, N6.8 o N6.9
selezionando nel menu a tendina la tipologia appropriata.
NB: in caso di dubbi sulla natura da impostare consigliamo di chiedere informazioni al consulente amministrativo di fiducia.
Icone esiti SDI
1 - Le icone delle fatture inviate allo sdi tramite Bluenext rimangono sempre gialle.
Lo SDI ha 5 giorni di tempo dalla ricezione per rispondere.
2 - Ho inviato una fattura tramite BlueNext. L‘esito dell’invio è: Impossibilità di recapito - mancata consegna (bollino blu o viola a seconda della versione di Chronos).
Vuol dire che l’Agenzia delle Entrate ha accettato la fattura ma non è riuscita a consegnarla al cliente. Questo può essere dovuto a vari motivi:
1) Il cliente non ha registrato il suo indirizzo telematico sul sito dell’ADE
2) Il suo software di ricezione ha avuto dei problemi
3) Problema momentaneo sul sito dell’ADE
4) Il cliente potrebbe non avere l’obbligo della fattura elettronica e di conseguenza non riceverà mai le fatture elettroniche (l’azienda che emette la fattura ha quindi l’OBBLIGO di recapitare la fattura in formato analogico cartaceo o pdf).
In questi casi occorre inviare al cliente il pdf ed avvertirlo che dovrà fare una verifica, e in ogni caso la sua fattura sarà disponibile nella sua area riservata dell’ADE.
Per l’azienda che emette fattura il pallino blu equivale ad un pallino verde… l’ADE ha correttamente registrato la fattura.
3 - Ho una fattura con il bollino rosso, cosa devo fare?
La fattura è stata rifiutata dallo SDI. Occorre cliccare sul bollino rosso per verificare quale è stato il motivo di rifiuto, sbloccare la fattura per un nuovo invio cliccando sull’apposito tasto e apportare le correzioni alla fattura (dopo aver eventualmente cancellato le scadenze). ATTENZIONE: se si modificano i dati nella testata della fattura ricordarsi di cliccare sul tasto “Conferma” per salvare i cambiamenti.
Occorre infine ricreare pdf e xml per inviarli di nuovo.
4 - Come correggere una fattura rifiutata che è già stata messa in presentazione riba e anticipata?
Prima di tutto occorre togliere la presentazione e cioè riandare in Amministrazione > Fatturazione > Effetti (o Amministrazione > Presentazione riba in alcune versioni di Chronos), filtrare in modo di visualizzare SOLO quella riba presentata, togliere la banca di anticipo e aggiornare tutto. Poi si può procedere con la cancellazione delle scadenze, lo sblocco della fattura e la correzione dell’errore, ri-generare il file XML ed effettuare un nuovo invio.
5 - Come mai in una fattura c‘è un disallineamento tra l’esito che compare in Chronos e quello presente nel portale Bluenext?
Gli stati degli esiti in Chronos non si aggiornano in automatico. Ogni tanto occorre cliccare sul tasto “Aggiorna stato da portale Bluenext” per sincronizzarsi con il portale, facendo attenzione al mese indicato nel popup (mese di emissione fatture).
Registrazione acquisti
1 - Come trasferire le fatture di vendita e di acquisto a consulenti esterni?
Per quanto riguarda le fatture attive, in alcune versioni di Chronos è possibile utilizzare la funzione presente in Amministrazione > Zip fatture elettroniche che consente di creare un file ZIP di tutte le fatture attive emesse per scaricarlo nel computer locale.
I clienti che hanno BlueNext possono accedere al portale ed effettuare un download sia di quelle attive che di quelle passive selezionandole per mese; in alternativa è sempre possibile accedere nel proprio cassetto fiscale e fare richiesta di export massivo.
2 - Non riesco ad importare una fattura passiva per il seguente codice errore: Corrispondenza non trovata iva con natura N4
In questi casi bisogna analizzare l’anteprima del file XML e vedere che tipologia d’iva è inserita. Nel file XML (anteprima) si vede che nel blocco “Dati di riepilogo per aliquota IVA e natura” c’è una tipologia d’iva con NATURA = N4.
Questo significa che deve esistere una stessa tipologia d’iva nella tabella delle tipologie d’iva del Chronos (in TABELLE > Amministrazione > Iva oppure in AMMINISTRAZIONE > Tab. IVA a seconda della versione di Chronos). Se non esiste occorre crearla ed impostare la natura corretta N4 (esenti); se invece esiste già occorre solo impostare il campo Natura nella maniera corretta.
Ricordiamo che le voci della tendina “Natura” corrispondono alle sigle da N1 a N7 presenti nei file XML della fattura elettronica.
ATTENZIONE: la Natura Iva va inserita solo in tipologie che hanno l’aliquota con valore = 0.
N.B. E’ stato usato l’esempio della natura N4, ma può trattarsi di qualsiasi natura da N1 a N7.
3 - Non riesco ad importare una fattura passiva per l’errore: doppio cliente con Piva...
Il Chronos ha rilevato che nell’anagrafica fornitori ci sono due fornitori con la stessa partita iva indicata nella fattura elettronica e di conseguenza occorre selezionare uno dei due.
4 - Il sistema mi dà errore quando cerco di visualizzare la fatture passive da importare da BlueNext.
Può accadere che un fornitore abbia inviato un xml strutturato con modalità non previste e ciò causa l’errore.
Invitiamo a contattare l’Assistenza tecnica al fine di inserire un’eccezione per la corretta importazione dell’acquisto.
5 - Ho importato una fattura passiva ma il totale da pagare non corrisponde al totale documento.
Alcuni fornitori come Amazon arrotondano il totale per farlo coincidere con il totale da pagare ma nelle loro fatture non è indicato se l’arrotondamento è per difetto o per eccesso.
Per gli utenti con Bluenext gli steps da seguire in fase di registrazione sono:
– inserire una nuova tipologia iva nella tabella iva (in TABELLE > Amministrazione > Iva oppure in AMMINISTRAZIONE > Tab. IVA) con aliquota=0 e imponibile=NO che può esser chiamata “Iva arrotondamenti”
– aggiungere manualmente una riga alla fattura di acquisto con il valore di arrotondamento (es 0.05 o -0.05) assegnando la tipologia iva inserita nella tabella iva, in modo che questo arrotondamento non influisca sul totale imponibile ma vada sommato o sottratto al totale da pagare.
Per gli utenti che hanno solo la generazione dell’xml:
– in fase di pagamento sostituire l’importo che il sistema propone con l’importo totale della fattura.
6 - Sto importando una fattura passiva ma non posso scegliere un tipo di pagamento presente in Chronos.
Se nell’xml della fattura importata esiste la scadenza è possibile scegliere il metodo di pagamento solo tra quelli predisposti dall’Agenzia delle Entrate.
Chronos propone le tipologie di pagamento impostate nel sistema solo se nell’xml non è definita la scadenza.
7 - Come faccio ad importare una fattura passiva in Reverse Charge?
Per registrare una fattura di questo genere occorre creare una tipologia d’iva nuova nella tabella tipologie iva del Chronos (con descrizione ad es. Iva ad inversione contabile) con aliquota = 0 e natura = “Inversione contabile”. Poi sarà possibile procedere con la registrazione.
8 - Come devo procedere con la registrazione di una fattura passiva da associare ad una commessa?
Occorre prima registrare la fattura passiva ricevuta negli acquisti del Chronos, poi la si può associare alle commesse cliccando sul tasto “Associa commesse” che si trova in alto a destra nella maschera “Modifica acquisto”.
9 - Quando importo una fattura passiva singola il sistema mi dà errore ‘file xml non valido’.
Nel nome del file .xml non devono essere presenti trattini (-); essi vanno sostituiti con il simbolo dell’underscore (o trattino basso _ ).